Verwaltung

Aufzugsverordnung

Informationen

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In der folgenden Übersicht wollen wir die wesentlichen Tätigkeiten des Verwalters darstellen:

Kaufmännische Verwaltung: 

• Rechnungsprüfung
• Verbuchen sämtlicher Geldein- und –ausgänge
• Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeiträgen  
• Bearbeiten von Lastschriftbuchungen
• Überwachen von Zahlungseingängen
• Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
• Führen des Gesamtkontos und der Eigentümerkonten
• Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten
• Rechnungskontrolle
•  Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
• Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschließlich Lohnbuchhaltung
• bei Bedarf, wenn die Eigentümergemeinschaft Personal einstellt:
  • Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksamen Leistungen
  • Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft 
• Errechnen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen
• Erstellen von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen
• Berechnung des Hausgelds je Wohnung, Sonder- oder Teileigentum
• Erstellen der Jahresrechnung
• Einnahmen- und Ausgabenrechnung mit Anfangs- und Endbestand
• Entwicklung der Instandhaltungsrücklage sowie die Einzelabrechnung
• Vermögensstatus anhand der verbuchten Daten
• Einzelabrechnung je Wohnung, Sonder- oder Teileigentum
• Veranlassen der Abrechnungen von Wärme, Wasser und Strom sowie der vorhergehenden Ablesung der Zähler (auf Wunsch übernehmen wir diese Leistungen gegen Gebühr)
• Kennen und Beachten von Lohn-/Einkommenssteuer-/Umsatzsteuergesetzen, Abgabenverordnung, Grundsteuergesetz etc.

 Technische Verwaltung: 

• Einweisen und Einarbeiten der Hausmeister
• Beschaffen öffentlich-rechtlicher Genehmigungen ( z.B. Antenne)
• Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen und Überprüfung der bestehenden (Gebäude-, Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung, Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung)
• Vorbereiten und Organisieren von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.)
• Abwicklung von Schadensfällen mit den Versicherern bei Schäden am Gemeinschaftseigentum und bei Schäden, die unter den Versicherungsschutz bestehender Versicherungen fallen einschließlich Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit der Versicherung
• Objektbegehung mit dem Verwaltungsbeirat oder von ihm Beauftragten (Eigen-tümern) zwecks Feststellung der Maßnahmen der ordnungsgemäßen Instandhaltung; bei Bedarf unter Hinzuziehung von Architekten oder Sonderfachleuten
• Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln für Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum sofern nicht Architekten oder Sonderfachleute hinzugezogen werden
• Vergeben/Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum  einschließlich Abrechnen; sofern nicht Architekten oder Sonderfachleute hinzugezogen werden
• Terminüberwachung (Angebote, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen)
• Veranlassen des Führens eines Wartungs- und Reparaturhandbuches (Planung der Wartung und Protokollierung der Maßnahmen)
• Beauftragen von Sachverständigen
• Kennen und Beachten von z. B. AGB, BGB, WEG, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Baumsatzung, Heizkostenvorordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschließlich der Durchführungsbestimmungen

 Allgemeine Verwaltung: 

• Vertretung inkl. Schriftverkehr der Eigentümer gem. WEG
• Eigentümerversammlung
• Vorbereitung der Eigentümerversammlung und Festlegung der Tagesordnung in Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat
• zu jedem Tagesordnungspunkt ausreichende Informationen in Schriftform über nachstehende Sachverhalte
• Beschlussvorschlag
• Erläuterung des Sachverhaltes
• bei Notwendigkeit einer Reparatur bzw. Sanierungsmaßnahme:
  • Erläuterung der Notwendigkeit einer Reparatur bzw. Sanierungsmaßnahme
  • Erläuterung des Leistungsverzeichnisses zur Reparatur bzw. Sanierungsmaßnahme
  • Gegenüberstellung der Einheits- und Gesamtpreise mit Auswertung
  • Finanzierungsvorschlag
  • Ausführungstermin (bei Bedarf)
  • Beschlussvorschlag
• Versenden der Einladungen an die Eigentümer
• Durchführung der Eigentümerversammlung
• Leitung der Eigentümerversammlung und Leitung der Abstimmungen, sofern die Eigentümerversammlung nicht anders entscheidet
• Feststellung der Beschlussfähigkeit, der ordnungsgemäß einberufenen Eigentümerversammlung etc.
• Abgabe eines Rechenschaftsberichts
• Beratung der Versammlung und Formulierung der Anträge
• Protokollführung (Protokollbuch)
• Beschlussbuch
• Versenden der Protokollabschriften an jeden Wohnungseigentümer nach Gegenzeichnung durch den Verwaltungsbeirat
• Vollzug der gefassten Beschlüsse
• Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat
  • Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat über die laufende Verwaltung sowie alle wichtigen Gegebenheiten
  • Beiratssitzungen und / oder Kurzbesprechungen vor Ort, etc.
  • Objektbegehung (s. Technische Leistungen)
  • Vorlage aller Unterlagen zur Kassen- und Rechnungsprüfung
• Hausmeister und Reinigungspersonal
  • gem. Beschluss der Eigentümerversammlung
  • Einstellung und erforderlichenfalls Kündigung incl. der dazugehörenden Personalsachbearbeitung bzw. Dienstleistung beauftragen
  • Erstellung der Arbeitsanweisungen
  • Kontrolle der laufenden Arbeiten
• Beratung in technischen, personellen und allgemeinen Bereichen
• Erteilung der notariellen Genehmigung bei Verkauf von Wohnungseigentum